Implementasi COBIT pada PT.KAI
Control Objective for
Information and Related Technology, disingkat COBIT, adalah suatu panduan
standar praktik manajemen teknologi informasi. Standar COBIT dikeluarkan oleh
IT Governance Institute yang merupakan bagian dari ISACA. COBIT 5 merupakan
versi terbaru.
Maksud utama COBIT ialah
menyediakan kebijakan yang jelas dan good practice untuk IT governance,
membantu manajemen senior dalam memahami dan mengelola resiko-resiko yang
berhubungan dengan IT. COBIT menyediakan kerangka IT governance dan petunjuk
control objective yang detail untuk manajemen, pemilik proses bisnis, user dan
auditor.
COBIT memiliki 4 cakupan
domain, yaitu :
o
Perencanaan
dan Organisasi (Plan and Organise)
o
Pengadaan
dan Implementasi (Acquire and Implement)
o
Pengantaran
dan Dukungan (Deliver and Support)
o
Pengawasan
dan Evaluasi (Monitor and Evaluate)
Kelebihan
COBIT :
§ Efektif dan Efisien
Berhubungan dengan informasi yang relevan dan berkenaan dengan proses bisnis,
dan sebaik mungkin informasi dikirim tepat waktu, benar, konsisten, dan
berguna.
§ Rahasia Proteksi
terhadap informasi yang sensitif dari akses yang tidak bertanggung jawab.
§ Integritas Berhubungan
dengan ketepatan dan kelengkapan dari sebuah informasi.
§ Ketersediaan Berhubungan
dengan tersedianya informasi ketika dibutuhkan oleh proses bisnis sekarang dan
masa depan.
§ Kepatuhan Nyata
Berhubungan dengan penyediaan informasi yang sesuai untuk manajemen.
Kekurangan
COBIT :
v COBIT hanya memberikan
panduan kendali dan tidak memberikan panduan implementasi operasional. Dalam
memenuhi kebutuhan COBIT dalam lingkungan operasional, maka perlu diadopsi
berbagai framework tata kelola operasional seperti ITIL (The Information Technology
Infrastructure Library) yang merupakan sebuah kerangka pengelolaan layanan TI
yang terbagi ke dalam proses dan fungsi.
v COBIT hanya berfokus
pada kendali dan pengukuran.
v COBIT kurang dalam
memberikan panduan keamanan namun memberikan wawasan umum atas proses TI pada
organisasi daripada ITIL misalnya.
Manfaat
dan Pengguna COBIT
Secara manajerial target
pengguna COBIT dan manfaatnya adalah :
Direktur
dan Eksekutif
Untuk memastikan
manajemen mengikuti dan mengimplementasikan strategi searah dan sejalan dengan
TI.
Manajemen
-
Untuk
mengambil keputusan investasi TI.
-
Untuk
keseimbangan resiko dan kontrol investasi.
-
Untuk
benchmark lingkungan TI sekarang dan masa depan.
Pengguna
Untuk
memperoleh jaminan keamanan dan control produk dan jasa yang dibutuhkan secara
internal maupun eksternal.
Auditors
-
Untuk
memperkuat opini untuk manajemen dalam control internal.
-
Untuk
memberikan saran pada control minimum yang diperlukan.
PENDAHULUAN
Metode COBIT
perlu diterapkan dalam pengelolaan perusahaan agar penggunaan Teknologi
Informasi (TI) sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan menghasilkan kinerja yang
efisien dan efektif serta mencegah atau meminimalisir adanya risiko terhadap penggunaan
TI. Penggunaan dan pengelolaan TI juga mempertimbangkan integrasi dimana
perangkat keras, perangkat lunak dan perangkat manusia membangun intergrasi.
Kemajuan
teknologi informasi (TI) berkembang sangat cepat, baik mengenai perangkat keras
(hardware) maupun perangkat lunak (software). Hampir semua perusahaan, baik
skala kecil, menengah, dan besar saat ini menggunakan TI dalam membantu
mengelola perusahaan untuk mencapai tujuannya. Dengan penggunaan TI, perusahaan
akan mempertimbangkan pengeluaran investasi dan pengendalian yang diterapkan
berkaitan dengan penggunaan dan pengelolaan TI, peningkatan sumber daya manusia
(SDM), resiko terhadap penggunaan TI, serta strategi dalam penggunaan TI untuk
membantu dan mengatasi dalam lingkungan internal (pesaing, pendatang baru,
penyalur, pembeli) yang semakin beragam dan kompetitif serta lingkungan
eksternal (politik, ekonomi, sosial dan budaya, teknologi, dan ekologi) yang
dinamis dan kompleks serta selalu berubah.
Berkaitan
dengan pertimbangan tersebut, perlu adanya suatu metode untuk mengelola TI.
Dalam hal ini, metode COBIT (Control Objectives for Information and Related
Information) perlu diterapkan dalam pengelolaan perusahaan agar penggunaan TI
sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan menghasilkan kinerja yang efisien dan
efektif serta mencegah atau meminimalisir adanya resiko terhadap penggunaan TI.
Dalam hal ini maka penulis mencoba merancang penerapan COBIT pada PT KAI.
Dari gambaran metode
COBIT tersebut dapat dilihat langkah pertama yang dapat diambil yaitu:
1.
Perencanaan
dan Organisasi
Perencanaan
dan Organisasi. Untuk PT KAI perencanaan dan organisasi, berikut
kelemahan-kelemahan PT KAI:
A.
Rencana
Strategik TI
Sudah ada
rancangan rencana strategik TI tetapi belum dapat diaplikasikan ke seluruh unit
bisnis PT KAI.
B.
Arsitektur
Informasi
-
Belum
semua instansi memiliki sistem informasi.
-
Sistem
informasi yang sudah dikembangkan belum terintegrasi.
C.
Arah
Teknologi
-
Teknologi
yang digunakan belum begitu canggih karena sarana dan prasarana belum memadai.
-
Organisasi
TI dan hubungan.
-
Sudah
ada sebuah organisasi yang jelas dan secara khusus menangani bidang IT, tetapi
belum bekerja secara maksimal.
D.
Investasi
TI
-
Belum
adanya rancangan anggaran TI yang menyeluruh.
-
Alokasi
anggaran yang terbatas.
-
Komunikasi
tujuan dan arah manajemen.
-
Masih
lemahnya koordinasi penjadwalan kereta. Hal ini menyebabkan koordinasi lintas
kereta kurang efektif.
E.
Manage
SDM
-
Penempatan
SDM yang tidak tepat dan pembagian tugas yang tidak jelas.
-
Pengelolaan
sumber daya yang belum optimal baik di tingkat teknis operasional maupun
manajerial.
-
Kesesuaian
dengan external requirement.
-
Kurangnya
kesiapan dalam antisipasi (change of management) baik terhadap perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi maupun terhadap tuntutan masyarakat
(globalisasi).
ü Penilaian resiko
Belum adanya manajemen
resiko dan manajemen kualitas yang baku dalam pengembangan sistem pendukung
pada kereta api.
ü Manajemen proyek
-
Manajemen
proyek telah dilakukan namun belum optimal.
-
Desain
sistem tidak didukung data yang akurat dan lemahnya koordinasi.
ü Manajemen kualitas
Kurangnya tenaga ahli
yang mampu mengawasi kualitas TI dan rendahnya penghargaan terhadap SDM TI
terampil mempengaruhi kualitas sistem dan pengembangan TI.
2.
Akuisisi
dan Implementasi
Ditinjau
dari tahapan akuisisi dan implementasi maka dapat disimpulkan bahwa sebenarnya
telah terdapat beberapa otomatisasi layanan dan pengembangan sistem informasi.
Namun pengembangan sistem tersebut masih sporadis di beberapa instansi dan
belum terintegrasi. Demikian pula dengan manajemen waktu dan perubahan, roadmap
yang disusun baru mengakomodasi perubahan jangka pendek (short time investment)
dan belum mencakup jangka menengah dan jangka panjang (long time investment).
Beberapa kelemahan yang
ditemukan diantaranya :
Ø Identifikasi solusi
otomatisasi
-
Belum
semua sistem diotomatisasi.
-
Sebagian
besar layanan masih menggunakan sistem manual.
-
Sistem
yang sudah dikembangkan belum terintegrasi.
Ø Pemeliharaan aplikasi
perangkat lunak
-
Tidak
terdapat alokasi anggaran yang memadai untuk pemeliharaan.
-
Yang
sering terjadi justru penggunaan perangkat lunak tidak optimal.
-
Pemeliharaan
infrastruktur teknologi.
-
Tidak
didukung SDM TI yang handal dalam pemeliharaan infrastruktur.
-
Alokasi
anggaran pemeliharaan masih terbatas.
-
Jangka
waktu pemakaian yang tidak jelas.
Ø Mengembangkan dan
memelihara prosedur
-
Aturan
yang berubah-ubah menjadikan prosedur turut berubah pula.
-
Tidak
ada korelasi dan koherensi antar setiap perubahan sehingga menyulitkan pengembangan
dan pemeliharaan prosedur.
Ø Instalasi system
Instalasi sistem masih
dalam tahap pengembangan ke depan dan menyeluruh.
Ø Mengatur perubahan
-
Masih
belum ada persiapan dari pihak PT KAI terhadap perubahan. Perubahan ditentukan
dari luar, tidak direncanakan dari dalam.
-
Inisiatif
internal masih rendah (konsekuensi birokrasi yang lambat).
3.
Pelaksanaan
dan Dukungan
Pengembangan
IT pada PT KAI dilihat dari pelaksanaan dan dukungan bagi keberlanjutannya,
ternyata masih dapat ditemukan beberapa kelemahan sebagai berikut:
·
Mengidentifikasi
dan mengatur service levels
Instalasi sistem yang
tidak seragam dan belum terintegrasi.
·
Mengatur
layanan pihak ke-3
Belum semua instansi
membangun sistem layanan online bagi masyarakat yang dilayaninya. PT KAI
pelayanannya hanya melalui telepon.
·
Mengatur
kinerja dan kapasitas
Tidak terdapat
standarisasi antara kapasitas dan aktualitas, potensi dan hasil kerja.
·
Memastikan
layanan berkelanjutan
-
Roadmap
yang dibuat hanya dalam jangka waktu pendek (short time), belum terdapat roadmap
jangka menengah dan jangka panjang (long time).
-
Roadmap
jangka pendek tidak intensif, dan tidak terinci, sangat rentan terhadap penyimpangan.
-
Acuan
yang digunakan masih sangat umum sehingga sulit dilaksanakan.
·
Memastikan
keamanan sistem
-
Belum
adanya sistem yang menjamin keamanan data serta pengelolaan data yang belum
optimal.
-
Tanggung
jawab terhadap keamanan data dan transaksi yang tidak jelas, prosedur dan
mekanisme pengamanan data yang minimalis dan sangat rentan terhadap serangan.
-
Tingkat
vulnerability sistem masih relatif tinggi.
·
Identifikasi
dan alokasi biaya atau sumber daya
-
Alokasi
anggaran yang tidak tepat sasaran, sangat terbatas.
-
Alokasi
anggaran pada masing-masing tingkat instansi sangat beragam.
·
Edukasi
dan pelatihan pengguna
-
Tidak
adanya regenersi SDM sehingga SDM yang handal masih sangat terbatas. Kalaupun
ada SDM yang cukup terampil, namun penempatan dan posisinya tidak tepat sehingga
tidak termanfaatkan kemampuannya secara optimal serta rendahnya penghargaan terhadap
kinerja sumber daya manusia yang terampil.
-
Meskipun
sudah ada usaha untuk mensosialisasikan rencana-rencana. Sosialisasi dari implementasi
masih belum optimal sehingga nilai manfaat dari perkembangan masih belum dapat
dirasakan.
·
Mengatur
konfigurasi
Prosentase penggunaan
teknologi informasi di masing-masing instansi yang masih kurang serta tingkat
utilitas dari implementasi belum optimal.
·
Mengatur
masalah dan kejadian luar biasa
-
ID
member masih dalam tahap perencanaan
-
Belum
terdapat rancangan dalam penanganan kejadian luar biasa termasuk pertanggung jawabannya.
·
Mengatur
data
-
Data
antara instansi belum terintegrasi.
-
Sudah
menggunakan data storage yang memadai.
-
Manajemen
backup data menggunakan komputerisasi.
·
Mengatur
fasilitas
Perencanaan fasilitas
dan pemeliharaan sudah dilaksanakan, namun masih belum optimal begitu juga dengan
pemanfaatan dan pemeliharaan fasilitas.
·
Mengatur
operasional
-
Tidak
didukung dengan sistem yang jelas.
-
Peraturan
yang ada masih bersifat umum dan multi tafsir.
KESIMPULAN
COBIT mengatur masalah
tujuan yang harus dicapai oleh sebuah organisasi dalam memberikan layanan TI. Secara
umum dapat dikatakan bahwa COBIT merupakan sebuah model tata kelola TI yang
memberikan sebuah arahan yang lengkap mulai dari sistem mutu, perencanaan,
manajemen proyek, keamanan, pengembangan dan pengelolaan layanan. Arahan dari
COBIT kemudian didetailkan kembali oleh beberapa model framework sesuai dengan
perkembangan keilmuan.
Masih ada beberapa hal
yang harus diperhatikan dan dikembangkan pada metode COBIT pada PT KAI, hal ini
didasarkan akan kelemahan-kelemahan yang telah diuraikan pada bagian sebelumnya.
Dengan diterapkannya metode COBIT diharapkan kinerja PT KAI dapat lebih baik
dan terorganisir, sehingga visi dan misi perusahaan dapat tercapai dan juga
dapat memberikan kontribusi bagi pengguna jasa kereta api, pemegang saham dan
pemerintah.
SUMBER
:
www.kereta-api.co.id/
Komentar
Posting Komentar